Ausländeramt bietet neue Box zur Abholung von Dokumenten an
Wartezeiten werden mit Digitalisierung reduziert
Wartezeiten im Ausländeramt sollen künftig reduziert werden: Dabei hilft eine neu aufgestellte Ausgabebox, die seit Anfang April 2026 im Foyer der Behörde in Haus 4 des Shamrockparks, Shamrockring 1, steht. Dieser weitere Schritt zur Digitalisierung soll vor allem den Service verbessern und das Personal entlasten. Schließlich hat es in der Vergangenheit viel Kritik durch Bürger gegeben, die mehrere Wochen oder Monate auf Termine warten mussten.
Die Ausgabebox mit ihren 304 Fächern erinnert an Packstationen von DHL, Amazon und Co. und ersetzt die Ausgabe an der Info- und Anmeldetheke der Ausländerbehörde. Die Öffnungszeiten sind werktags von Montag bis Freitag zwischen 6 und 22:30 Uhr. In dieser Zeit können Ausländer sich per Knopfdruck ihre elektronischen Aufenthaltstitel (eAT) sowie Reiseausweise abholen - somit auch außerhalb der regulären Bürozeiten.
Das Prinzip zur Abholung
Das Prinzip ist ziemlich einfach: Während des ursprünglichen Termins zur Beantragung wird bereits ein Fach in der Box zur Abholung reserviert. Wenn die Dokumente der Bundesdruckerei in Herne angekommen sind, überprüfen die Mitarbeiter diese auf ihre Korrektheit. Ist das erledigt, werden sie in die Fächer gelegt - rund 30 sind das pro Tag, berichtet Volker Hinz, Abteilungsleiter für Ausländer- und Staatsangehörigkeitswesen.
Liegen die Dokumente zur Abholung bereit, übrigens maximal zehn Tage lang, bevor eine schriftliche Einladung verschickt wird, wird eine SMS mit einer Bestätigung und einem PIN-Code versendet. Mit diesem und dem eigenen Geburtsdatum können sich die Personen dann am Automaten anmelden, das Fach öffnet sich und die Dokumente können herausgenommen werden - alte Dokumente können übrigens direkt zur Rückgabe hineingelegt werden. Der eigentliche Vorgang dauert so im Normalfall rund eine Minute. Wichtig dabei: Der Service ist nur mit einem SMS-fähigen Mobiltelefon nutzbar. Die Nummer wird beim Gespräch vorher erfasst.
Besserung zur Barrierefreiheit ist bereits beauftragt
Wer kein Handy besitzt, kann sich weiterhin im entsprechenden Stockwerk seine Dokumente abholen. Zudem ist derzeit noch die Barrierefreiheit aufgrund einer Stufe eingeschränkt. Deshalb müssen Personen mit Gehbehinderungen ebenfalls noch zu den Mitarbeitern mit dem Aufzug fahren. Besserung ist aber in Sicht. In Absprache mit dem Vermieter und einem Architekten ist die Errichtung einer entsprechenden Rampe bereits von der Stadt beauftragt.
Ordnungsdezernent Dr. Frank Burbulla begrüßt diese technische Neuerung und Erleichterung für die Mitarbeiter, aber auch die Bürger: „Wir haben hier eine hohe Nachfrage und hohen Publikumsdruck und wollen diesem nachkommen. Nach Anpassungen in den Bereichen Personal, Organisation und den Räumlichkeiten (halloherne berichtete und berichtete) sind nun die Technik und Digitalisierung an der Reihe. Die ersten Rückmeldungen sind überaus positiv.“
Zwei bis drei Wochen Wartezeit werden eingespart
Vorher gab es eine Terminpflicht zur Abholung, die sich aufgrund der Menge an Terminen aber durchaus verzögern konnte. Diese entfällt nun, die Mitarbeiter müssen „nur“ noch die Dokumente überprüfen und einsortieren. Nach Einschätzungen der Verantwortlichen spare man so zwischen zwei und drei Wochen Wartezeit im Ausgabeprozess.
Der neue digitale Service ist für die Stadt jedoch nicht ganz billig. Die neue Box hat rund 100.000 Euro gekostet. „Glücklicherweise gab es Fördergelder des Bundes für unsere Ausländerbehörde in Höhe von rund 600.000 Euro. Dadurch hatten wir entsprechende finanzielle Kapazitäten“, schildert der Stadtdirektor. Die Anlage selbst ist als Modul bei Bedarf erweiterbar und benötigt keinen großen Arbeitsaufwand. Trotzdem mussten erstmal Fundament und Elektrik im Foyer verarbeitet werden, hinzu kam eine Brandschutzabnahme.
Zwischen 700 und 800 Abholungen gibt es im Monat durchschnittlich, erklärt Volker Hinz. Die Auswertungen der ersten Tage hätten gezeigt, dass die Dokument im Schnitt 44 Stunden im Fach liegen, bevor sie abgeholt werden.
