Notfallordner für Handwerksunternehmen

HWK unterstützt bei der Zusammenstellung

Ein Notfallordner enthält wichtige Dokumente und Vollmachten.
Ein Notfallordner enthält wichtige Dokumente und Vollmachten. Foto: HWK Dortmund

Man stelle sich folgendes Szenario vor: Ein Inhaber eines Handwerksbetriebs kommt bei einem Verkehrsunfall ums Leben. Plötzlich und unerwartet und nicht vorhersehbar. Wer übernimmt in einem solchen Fall dann die Leitung des Unternehmens? Wie werden die Zuständigkeiten im Betrieb aufgeteilt? Wo finden sich wichtige Unterlagen oder Passwörter? Damit das Unternehmen in einer solchen Situation nicht in eine existenzielle Krise gerät, sollte Vorsorge getroffen werden. Die Handwerkskammer (HWK) Dortmund bietet deshalb einen Notfallordner an, der den Umgang mit wichtigen Dokumenten und Vollmachten erklärt.

Diesen Ordner stellt die HWK auch als USB-Stick zur Verfügung. „Auch wenn der Entscheidungsträger nur für ein paar Wochen ausfällt, kann die Existenz des Betriebs gefährdet sein, wenn Handlungsbefugnisse im Vorfeld nicht geregelt wurden“, sagt Gabor Leisten, Leiter der HWK-Unternehmensberatung. Damit das Unternehmen dann nicht in Schieflage gerät, sollte deshalb Vorsorge getroffen und ein Notfallordner angelegt werden. Nur so bleibt es auch ohne ChefIn handlungsfähig.

Neben Handlungsanweisungen und Vollmachten gehören in den Notfallordner wichtige Dokumente wie Geschäftsplan sowie Kredit-, Leasing- und Mietverträge, Lohnzahlungen und Arbeitsverträge und ein Bankeinzug für laufende Kosten. Wichtige Daten wie Zugangscodes, Passwörter, Adressen dürfen darin ebenso wenig fehlen wie Testament, Erbvertrag, Nachfolgeregelung für die Geschäftsführung. „Wichtig ist, dass Dokumente und Daten in dem Notfallordner möglichst auf dem neuesten Stand gehalten werden“, erklärt Leisten.

Zur Fortführung des Betriebs sollten die wichtigsten Unterlagen für Vertrauenspersonen stets griffbereit sein. Dies könnten beispielsweise Mitunternehmer, Kinder oder Ehepartner sein. Leisten: „Mithilfe des Notfallordners lassen sich in solchen unvorhersehbaren Situationen finanzielle Einbußen und unnötige Probleme vermeiden.“ Sinnvoll sei es zudem, zwei Exemplare des Notfallordners zu deponieren.

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